Anita 高績效教練 @ 就去學

英國頂尖商學院畢業｜美國執照行政管理顧問｜15 年以上企業管理經驗

你是不是經常在找上個月開會的文件？
或是電腦桌面充滿著各式各樣的檔案，讓你看得眼花撩亂？
又或是主管傳給你一個參考文章，讓你丟也不是，留也不是呢？

在這個資料爆炸的社會，如何把資料快速整理成為自己可用的資訊，是很重要的能力。我經常遇到學員來問我如何提升效率？如何管理時間？在我看來，其實只要每天將整理文件的小事做好，你每天將能多出好幾個小時！提高百倍效率，其實可以從把資料整理好做起！首先，我們來聊聊為什麼工作的資料和文件會雜亂到讓我們覺得頭疼呢？！這通常有幾個原因：

1. 不曉得該怎麼處理資料， 找不到一個整理它的邏輯
我有個學員就曾經問我，我已經有把 E-mail 信箱做客戶分類了，但還是覺得信箱裡面的信很混雜，有的時候想要找一個檔案，要找好多信才能找到。

2. 不知道怎麼分類這些資料
不曉得要用時間序的方式來歸檔比較好，還是用項目類別的方式來分類比較好。

3. 不知道這個資料到底應不應該留下來或是可以直接刪除
像是資料備查的東西要留還是不要留，一個文件或是圖檔已經修改多次了，較早的資料到底要刪還是不要刪等等等。

這些常見的問題，我想或許你也遇到了。沒有辦法將資料整理好，這些雜亂不堪的訊息圍繞在自己的周圍，會導致自己心情不好、犯沒有意義的錯、反覆重複要做對一件事情，卻因為找不到資料，無法進行下一步！這些細微影響會惡性循環，累積越多混亂的資料，就會越不想整理，越不想整理就導致越不想工作或是工作效率很差，最後甚至會讓我們對自己失去信心。

而這些問題是可以用很簡單的方式就獲得改善的，千萬千萬不要以為「非得找到一個超強、超好用的 APP」，或是「最完善的資料管理系統（軟體）」你才能夠把資料變好用！不！這是一個迷思，也是一種本末倒置的作法！我曾經遇過好多個學員，他們告訴我想要做好時間管理，但卻一直沒有起身動手做，因為他們在找，最完美的那套系統！所以如何把資料變好用？我提供給你最最實際的作法！最最根本的原則！讓你馬上就可以上手！我不會提供給你各式各樣的整理、歸檔方式，而是給你一套循序漸進的資料整理術，只要你跟著我的邏輯和方式，一步一步地做，你就能夠讓自已工作的相關文件變得有條理、又方便使用。

在這我跟你分享資料整理上三個很重要的核心原則，你需要將它們謹記在心。

第一個重要的原則是：
資料管理有沒有效，最重要的是資料好不好為你所用！

最首要的關鍵就是要「先確立自己會如何使用這項文件或資料」，用什麼歸檔邏輯才方便讓自己使用？這是首先你要問自己的問題。一旦確立好自己將會如何用這份文件或資料，接著你就能夠延伸出來如何為這些資料或文件做歸檔管理。舉一個業務同仁的例子，他最常需要使用的文件是報價單，而跟報價單有關的分類方式可能有：一客戶別、二產品別、三時間別、四廠商別。 這位業務人員需要跟不同的客戶報價，不同的客戶裡也有可能有相同或不同的產品報價，然後報價的過程當中會因時間點不同，導致價格不一致，除此之外，同一個客戶可能也會有提供多種產品，是來自於不同的工廠廠商製作的。 而當這位業務人員要為自己的文件做歸檔的時候，他問自己這個問題：我會如何去使用這些報價單資料呢？他發現自己在報價的時候常常會需要去參考同一個產品在同一個年度是如何報價的， 因為他必須要確保同一個產品報價給Ａ客戶的價格和Ｂ客戶的價格不能相差太多，所以對他而言，好得多的資料整理方式是：用年份和產品類別來做歸檔，這樣可以讓自己在未來查找的時候，能更快速的找到具有參考價值的資料。 所以文件和資料怎麼分類管理，首先一定要先確立的是自己會怎麼樣來使用這項文件， 然後依據自己的使用需求去歸檔這個文件。

第二個原則是：
讓資料變好找，在找查資料的時候可以一目瞭然，不需要花時間看著資料重新辨別它是否可以用，或是需要把文件打開上下瀏覽之後，才能知道自己是不是找到正確的資料。

所以要導入這個原則，就必須要將資料做分類，並且標示清楚。以電腦檔案而言，運用資料夾和檔案名稱來做標示，建立起一個歸檔邏輯的樹狀圖，會很有幫助！我個人認為最好的方式是將資料分成三個階層，第一階層是類別，一項大類，將相似的資訊放在同一個資料夾內，這樣的分類可以像是：客戶資料、工作流程表、廠商資料等，在第二個階層才是日期年份，例如 2022 年一月、2022 年二月等等，你可能好奇，為什麼不在第一階層放日期呢？因為有一部分的資料可能跟時間性，沒有太多直接相關，例如廠商資料，可能就固定就十幾個，不會年年一直更新，如果在設定資料夾的第一個階層就用日期分類，那未來使用的時候，會需要花時間思索這個廠商資料是在哪一年，才能馬上找到資料。所以我個人建議第一階層會是項目分類，第二階層才會是日期分類。接下來第三個階層通常會是單一項目的檔案，或是如果部分資料真的很多，還是可以運用分類的方式再製作資料夾。

再來第三個原則：
不用的資訊不要堆疊在那裡，給自己造成困擾、煩心，就丟吧！

應該這樣說，可以用電腦文件的方式存檔備份，就盡量用電腦存檔，自己手邊的紙本資料，需要歸檔備查的，才去收起來。我在處理資料到底要不要留的狀況，我有一個很簡單的邏輯去判斷，這個資訊在我的課程「把資料變好用的整理術」有完整詳細的教學，讓你除了學會運用有效的邏輯去建立好用的文件資料管理原則，還一步一步地提供一些範例，讓你有效率的整理。

以上三個原則，請你謹記在心，並且運用這樣的原則去管理身邊的文件和資料，可以幫助你提高工作效率。這堂課【把資料變好用的整理術】音頻課程，分成五個講座，每個講座１０分鐘，能夠讓你快速學習上手。

課程內容包含：
三大整理資料的重要原則，讓你用對邏輯整理，不再亂糟糟，還有將文件依照使用方式分為三大類別，讓文件資料自己乖乖歸類到該去的地方，輕鬆做也很有效率。對於那些想要儲存以來備用的知識文獻，我將教你快速簡單又有效的三步驟，讓你能將現在不用學會的知識資料，在未來需要用的時候，能立刻找到拿來用！

這堂課是設計給職場上的每個工作者，讓你做好自己的資料管理系統，以提升自己的工作效率。邀請你來上這個音頻課程，它沒有時間與空間的限制，運用零碎時間，快速讓自己提升能力，期待與你在課程中相會！