分享者：Anita Chen 高績效教練

很多人都會想要提高效率，試著想要找到最棒的 APP 來管理生活！生活管理 APP 可以幫助我們組織和分類任務，更容易追蹤和完成待辦事項，除此之外，也增加了許多方便性，可以隨時隨地方便地管理生活，無需攜帶筆記本或手寫日程表。市面上好用的 APP 這麼多，Notion, Todoist, Evernote, Google Keep 等等，那為什麼好用的 APP 軟體會變成「不好用」呢？

我想列舉幾個常見使用上的問題，讓你了解如果錯誤的使用 APP，那買再多的軟體，都無法幫自己提升效益：

一、沒有設定明確的目標，失去生活管理的方向性，浪費時間和資源。

讓我舉一個例子：大衛聽朋友介紹開始在 Trello 上建立了各種看板來管理自己的生活。其中他建立了一個看板來管理健身計畫，一個看板來管理旅遊計畫，一個看板來管理家庭事務。但他沒有為每個看板設定明確的目標和計劃，他只是在看板上添加了一些任務和想法，但沒有進一步思考如何實現這些目標和計劃，所以看板裡面沒有設定時間點、沒有寫下明確要做的任務、也看不到這些想法之間的前後順序、或是相關性，結果，大衛在 Trello 上花了很多時間，但是他沒有實際達成任何目標。

二、沒有設定優先順序。

舉個例子：小白他在運用 APP 管理工作項目時，經常在不同的備忘錄上添加各種任務和想法，但沒有花時間想清楚哪些任務是最重要的，需要優先處理。結果他的 APP 裡面，只有滿滿散落的訊息，很多應該要處理完成的事項，對於管理行程一點幫助都沒有，他只發現自己感到壓力很大，他花了在輸入資料，因為不知道先該做哪一件事，所以只是看到雜亂的訊息、感到不知所措，最後就不再使用這個 APP 了。

三、過度分類，分類是資訊管理的一個重要功能，但是如果分類過多，也可能會浪費時間和資源在管理分類上，而不是實際完成任務。

舉個例子：阿明他使用 Trello 時，喜歡將卡片分類得非常詳細。例如：將所有家庭任務分為洗衣服、掃地、買菜等類別。即使對於小事情，他也會創建一個新的類別，也就是增加了一個看板，你可以想像他就像是為了找一個立地方來放置跟買菜有關的事項，他就在房子裡隔了一個房間。結果，他的 Trello 看板變得非常複雜，他必須花很長時間才能找到需要處理的任務。這樣反而影響了他的效率。
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總而言之，運用好的 APP 協助自己管理生活的先決條件是：了解自己的生活習慣和行動目的，藉著學習如何做好資料管理，這樣可以建制良好的管理邏輯，進一步運用 APP 人工智慧來幫助自己記錄和同步資訊！

如果你能夠如期的完成需要處理的項目：一是接觸到的資訊、二是關於自己的行動，就可以更有效地完成日常任務和目標，減少時間浪費和不必產生無端的焦慮感。我個人在管理公司營運事項和個人行程、個人資料管理，所採用的是 Trello 每個月５美元的「標準方案」，我覺得已經非常夠用了，我也將我做好資料管理和行程管理的秘訣推薦給你，這兩堂課能夠讓你的生活煥然一新！