分享者：Anita Chen 高績效教練
你正因為文件亂糟糟擺滿整個桌子感到煩心嗎？電腦一打開桌面散落著滿滿的文件檔案嗎？工作的資料和文件會雜亂到讓我們覺得頭疼，這通常有幾個原因：
第一個是不曉得該怎麼處理資料， 找不到一個整理它的邏輯，像是我有個學員就曾經問我，我已經把 E-mail 信箱有做客戶分類了，但還是覺得信箱裡面的信很混雜，有的時候想要找一個檔案，要找好多信才能找到。
第二個是不知道怎麼分類這些資料，不曉得要用時間序的方式來歸檔比較好，還是用項目類別的方式來分類比較好。
第三個就是不知道這個資料到底應不應該留下來或是可以直接刪除，像是資料備查的東西要留還是不要留，一個文件或是圖檔已經修改多次了，較早的資料到底要刪還是不要刪。
這些常見的問題，我想或許你也遇到了。
沒有辦法將資料整理好，這些雜亂不堪的訊息圍繞在自己的周圍，會導致自己心情不好、會犯沒有意義的錯，這些細微影響， 會惡性循環，累積越多資料，就會越不想整理，越不想整理，就導致越不想工作或是工作效率很差，最後甚至會讓我們對自己失去信心。這真是太慘了...但是我可以教你方法，讓你擺脫文件、資料雜亂的困擾，教你把資料變好用的整理術！
要能夠讓自已工作的相關文件變得有條理、又方便使用。有一個最重要的的核心原則：資料管理有沒有效，最重要的是資料好不好為你所用！ 如何能夠為你所用呢？最首要的關鍵就是要「先確立自己會如何使用這項文件或資料」，「用什麼歸檔邏輯才方便讓自己使用？」這是首先你要問自己的問題。
一旦確立好自己將會如何用這份文件或資料，接著你就能夠延伸出來如何為這些資料或文件做歸檔管理。舉一個業務同仁的例子，他最常需要使用的文件是報價單，而跟報價單有關的分類方式可能有：一客戶別、二產品別、三時間別、四廠商別。 這位業務人員需要跟不同的客戶報價，不同的客戶裡也有可能有相同或不同的產品報價，然後報價的過程當中會因時間點不同，導致價格不一致，除此之外，同一個客戶可能也會有提供多種產品，是來自於不同的工廠廠商製作的。
而當這位業務人員要為自己的文件做歸檔的時候，他問自己這個問題：
他會如何去使用這些報價單資料呢？
他發現自己在報價的時候常常會需要去參考同一個產品在同一個年度是如何報價的， 因為他必須要確保同一個產品報價給Ａ客戶的價格和Ｂ客戶的價格不能相差太多，所以對他而言，好得多的資料整理方式是：用年份和產品類別來做歸檔，這樣可以讓自己在未來查找的時候，能更快速的找到具有參考價值的資料。所以文件和資料怎麼分類管理，首先一定要先確立的是自己會怎麼樣來使用這項文件，然後依據自己的使用需求去歸檔這個文件。
其實，文件資料整理就是幫這些資訊判斷價值：這個資訊，我會用到嗎？這個資訊我會怎麼用呢？這個資訊要放在哪我好再次找出來呢？有了這三個問題的答案，你就能夠設置好很好用的資料管理系統。學會運用有效的邏輯去建立好用的文件資料管理原則，讓文件資料不再散落在各地，每份你花心力整理歸檔的文件，都能夠增加未來的工作效率，是一件很重要的事情！就像是你先搞清楚做菜的順序，就能夠把東西擺放好順手拿的位置，不會反覆走來走去的拿取食材、浪費時間！
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